Son los que recibe una oficina o ella misma elabora para facilitar la gestión de sus asuntos.Esta documentación tiene carácter informativo efímero, suelen carecer de valor legal o histórico.
Los documentos suelen ser sustentadores de derechos de los ciudadanos y de la propia administración al menos durante un período de su vida, suelen ser documentos originales. Pero los documentos de apoyo son copias de otros documentos o documentos repetidos y carecen de cualquier valor, salvo el meramente informativo, inmediato, por lo que pueden ser expurgados una vez utilizados.
En una oficina municipal estos documentos serían los siguientes:
Originales múltiples: son documentos originales iguales, la misma redacción, configuración física, firmas y rúbricas, pero cumplen funciones distintas y tienen diferente valor según en donde se encuentren.
En una oficina un original formará parte de un expediente, mientras que otros se utilizarán como documento de apoyo a la gestión en la misma o en otra oficina. Es el caso, por ejemplo de los proyectos técnicos que entregan los particulares cuando solicitan una licencia de obra. Lógicamente en el expediente sólo se incluirá un ejemplar. La función de los otros ejemplares será la de servir a los
técnicos municipales para la elaboración de sus informes desde aspectos técnicos diferentes.
Una vez que el trámite esté concluido, los demás ejemplares, los demás originales múltiples, que suelen ser cinco, podrán ser eliminados o devueltos a sus propietarios.
Los originales múltiples pueden adquirir gran importancia para algunas oficinas, un ejemplar puede constituir una fuente de información importante en un Servicio de Extinción de Incendios, por poner un ejemplo, pues, antes de acudir a sofocar un incendio, se puede conocer el interior del edificio concultando el proyecto.
No debe confundirse el importante valor informativo que tiene para una oficina determinada con la obligación de su conservación en soporte papel, cuando ya se conserva otro ejemplar en un expediente.
El conocimiento del funcionamiento de la administración y de la función de los documentos
será tarea prioritaria para adjudicar a estos originales el valor correcto sin provocar
dudas acerca de su conservación.
Dossieres: Son conjuntos de documentos agrupados en razón de su afinidad temática
sin que respondan a una norma de procedimiento. No deben confundirse con los expedientes administrativos que siempre son resultado de una actuación determinada.
Generalmente todas las oficinas conservan copias de los informes que emiten.
El documento válido será siempre el original, éste quedará incluido en el interior de un expediente.
El expediente podrá archivarse en la oficina que emite el informe o en otra.
Las copias carecerán de valor, pero a efectos estadísticos o como modelo para posteriores intervenciones, la oficina conservará la copia, que puede ordenar cronológicamente o por la materia el informe.
Tiene evidente valor informativo para la oficina, este valor se irá perdiendo con el tiempo, hasta que desaparezca por completo, lo que permitirá su destrucción.
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